# بانیوں اور چھوٹی ٹیموں کے لیے مشترکہ ای میل سپورٹ

ایک مشترکہ سپورٹ ان باکس ٹیم کے ساتھیوں کو کسٹمر کی ای میلز پڑھنے، پہلے جوابات دیکھنے اور فیصلہ کرنے کے لیے ایک جگہ دیتا ہے کہ اگلا جواب کون سنبھالتا ہے۔ اس سے مدد ملتی ہے جب آپ ایک دوسرے سے پوچھتے رہتے ہیں کہ کس نے جواب دیا ہے۔

ہم Pipp بناتے ہیں، اور ہم خود Lumenfall میں اس مسئلے کا سامنا کرتے ہیں۔ یہ گائیڈ اس تجربے اور Pipp کے ڈیزائن میں کیے گئے انتخاب پر روشنی ڈالتی ہے۔ Pipp کا بنیادی مشترکہ ای میل ان باکس آج تیار ہے۔ ذیل میں ہینڈ آف واک تھرو خیالی ہے۔

## مشترکہ سپورٹ ان باکس کیا ہے؟

مشترکہ پتہ وہ ہے جہاں گاہک لکھتے ہیں۔ مشترکہ ان باکس وہ جگہ ہے جہاں آپ کی ٹیم ان پیغامات پر مل کر کام کرتی ہے۔ ایک مفید سیٹ اپ اگلے شخص کو یہ دیکھنے دیتا ہے کہ گاہک نے کیا پوچھا، ٹیم نے پہلے ہی کیا بھیجا، اور اگلی کارروائی کس پر واجب الادا ہے۔

کئی قسم کے سیٹ اپ اس کام کے حصے کر سکتے ہیں:

*کسٹمر ای میل کا اشتراک کرنے کے طریقے*

| سیٹ اپ | یہ آپ کو کیا دیتا ہے۔ | کیا چیک کرنا ہے۔ |
| --- | --- | --- |
| ایک پتہ جو کاپیاں ذاتی ان باکسز میں بھیجتا ہے۔ | ہر کوئی آنے والی ای میل وصول کرتا ہے۔ | ہر شخص کیسے جوابات دیکھے گا اور یہ جان سکے گا کہ اسے کون سنبھال رہا ہے؟ |
| ایک مشترکہ میل باکس | ٹیم کے ساتھی ایک میل باکس کے ذریعے میل پڑھ اور بھیج سکتے ہیں۔ | کیا سبکدوش ہونے والے جوابات سب کو دکھائی دے رہے ہیں، اور آپ ملکیت کیسے ریکارڈ کریں گے؟ |
| ایک مشترکہ سپورٹ ٹول | ٹیم ورک فلو کے ساتھ بات چیت کا نظم کرنے کی جگہ | ٹیسٹ اسائنمنٹ، فالو اپ، اندرونی بحث، اور اصل پروڈکٹ میں جوابی مرئیت۔ |

لیبل اوورلیپ۔ Microsoft اپنے مشترکہ میل باکس کو ایک گروپ کے لیے ایک مشترکہ ایڈریس سے ای میل کی نگرانی اور بھیجنے کے طریقے کے طور پر بیان کرتا ہے۔ Google Groups بات چیت کی تفویض اور تکمیل کی حالت کے ساتھ ایک تعاون پر مبنی ان باکس پیش کرتا ہے۔ ہو سکتا ہے کہ آپ کے پاس پہلے سے ہی اپنے موجودہ ای میل سیٹ اپ میں کچھ مناسب ہو۔ [Microsoft نے میل باکس دستاویزات کا اشتراک کیا۔](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/email/create-a-shared-mailbox?view=o365-worldwide), [Google تعاون پر مبنی ان باکس دستاویزات](https://support.google.com/groups/answer/2467048?hl=en).

چیک کریں کہ بھیجے گئے جوابات کہاں ختم ہوتے ہیں۔ Microsoft کا کہنا ہے کہ باہر جانے والے پیغامات مشترکہ میل باکس کے بھیجے گئے آئٹمز کے بجائے بطور ڈیفالٹ بھیجنے والے کے بھیجے گئے آئٹمز میں محفوظ کیے جاتے ہیں۔ مشترکہ بھیجے گئے آئٹمز کو ترتیب دیں اگر باقی ٹیم کو اس تاریخ کی ضرورت ہے، تو دوسرے ساتھی کے ساتھ ٹیسٹ کریں۔ [Microsoft نے میل باکس کی ترتیبات کا اشتراک کیا۔](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/email/configure-a-shared-mailbox?view=o365-worldwide#allow-everyone-to-see-the-sent-email-the-replies).

## ایک چھوٹی ٹیم کو کب ضرورت ہوتی ہے؟

ہمارے دوسرے پروجیکٹ میں، [Lumenfall](https://lumenfall.ai/)، ہم ایک سادہ Google Groups سیٹ اپ استعمال کرتے ہیں۔ ہمارے مشترکہ info@ ایڈریس پر بھیجی گئی ایک ای میل دونوں بانیوں تک پہنچ جاتی ہے۔ اس کے بعد ہمیں اس بات پر اتفاق کرنے کے لیے دوسرے چینل کی ضرورت ہے کہ کون کون سا موضوع سنبھال رہا ہے۔

ہم ایک دوسرے سے پوچھتے رہتے ہیں، "کیا آپ نے پہلے ہی X کو جواب دیا ہے؟" یا "کیا میں Y کا جواب دوں؟" اکثر، ہم دونوں سوچتے ہیں کہ دوسرے شخص نے اس سے نمٹا ہے۔ ہم میں سے ہر ایک کے پاس ای میل کی ایک کاپی ہے، لیکن ہمیں پھر بھی یہ دیکھنا ہے کہ اسے کون سنبھال رہا ہے۔

اسی طرح ہم Lumenfall میں Google Groups استعمال کرتے ہیں۔ اس کے اختیاری تعاون پر مبنی ان باکس کی خصوصیات، جو اوپر منسلک ہیں، اسائنمنٹ شامل ہیں۔ چاہے آپ ان خصوصیات کا استعمال کریں یا ایک وقف شدہ سپورٹ ٹول، ریکارڈ کریں کہ اس گفتگو کا مالک کون ہے جہاں آپ کا ساتھی اسے دیکھ سکتا ہے۔

سافٹ ویئر کی خریداری سے پہلے کوآرڈینیشن کا مسئلہ تلاش کریں:

- کبھی کبھی دو لوگ ایک ہی ای میل کا جواب دیتے ہیں۔

- ایک پیغام کا جواب نہیں دیا جاتا ہے کیونکہ ہر شخص سوچتا ہے کہ یہ کسی اور کے پاس ہے۔

- ٹیم کے ساتھی کو کور کرنے کا مطلب ہے کہ ان سے بات چیت کو آگے بڑھانے کو کہا جائے۔

- ایک وعدہ شدہ فالو اپ کسی کی یادداشت یا نجی کام کی فہرست میں رہتا ہے۔

- ایک ڈویلپر مسئلہ حل کرتا ہے، لیکن کوئی بھی صارف کو نہیں بتاتا۔

اکیلے ای میل والیوم آپ کو یہ نہیں بتائے گا کہ آپ کا سیٹ اپ کب تبدیل کرنا ہے۔ پیچیدہ ہینڈ آف کے ساتھ دس پیغامات میں ایک شخص کی طرف سے ہینڈل کیے گئے بہت سے سیدھے سادھے سوالات سے زیادہ ہم آہنگی کی ضرورت ہوتی ہے۔

اگر ایک شخص سپورٹ سنبھالتا ہے اور ہر بقایا وعدہ تلاش کر سکتا ہے، تو موجودہ میل باکس کو رکھنا صحیح انتخاب ہو سکتا ہے۔ اگر کئی لوگ مدد کرتے ہیں تو پہلے مشترکہ میل باکس اور ایک واضح ملکیت کا معمول آزمائیں۔ ایک وقف شدہ ٹول پر غور کریں جب اس روٹین کو برقرار رکھنا اس کا اپنا کام بن جاتا ہے۔

## جوابات کو منظم کرنے کا طریقہ

### ہر گفتگو کو ایک مالک دیں۔

مالک اگلی کسٹمر اپ ڈیٹ کے لیے ذمہ دار ہے۔ وہ کسی ڈویلپر کو اس ذمہ داری کو سونپے بغیر تحقیقات کے لیے کہہ سکتے ہیں۔

منتخب کریں کہ آپ کے کام کے اوقات کے دوران نئے، غیر تفویض کردہ میل کو کون چیک کرتا ہے اور جب وہ شخص دور ہوتا ہے تو کون کور کرتا ہے۔ اتفاق کریں کہ وہ کب اسے چیک کریں گے۔ شیڈول آپ کی ٹیم کے مطابق ہونا چاہیے؛ جوابی وقت کا وعدہ شائع کرنا ایک الگ فیصلہ ہے۔

جواب لکھنے سے پہلے گفتگو کا دعوی کریں۔ اگر ملکیت بدل جاتی ہے، تو نئے مالک کو ریکارڈ کریں جہاں دونوں لوگ اسے دیکھ سکیں۔ "میں نے ای میل کھولی ہے" یعنی "میں اسے سنبھال رہا ہوں" بنانے سے گریز کریں۔

Pipp میں، پڑھنے کی حیثیت فی شخص ہے، جبکہ تفویض گفتگو سے تعلق رکھتا ہے۔ غیر تفویض کردہ گفتگو کا جواب دینا اسے جواب دینے والے شخص کو تفویض کر دے گا۔ ہم نے گم شدہ اسائنمنٹس کے لیے اس فال بیک کا انتخاب کیا۔ جب آپ کر سکتے ہو لکھنے سے پہلے ملکیت پر متفق ہوں۔

### تکمیل سے الگ توجہ

ریاستوں کا ایک چھوٹا سیٹ ان معنی کے ساتھ استعمال کریں جن پر آپ کی ٹیم متفق ہے:

*بات چیت کی ریاستیں اور ٹیم کے قواعد*

| ریاست | ٹیم کی حکمرانی | مثال |
| --- | --- | --- |
| کھولیں۔ | کسی کو اب عمل کرنے کی ضرورت ہے۔ | ایک نیا سوال یا جواب آج آنا ہے۔ |
| بعد میں | ایک منتخب وقت پر واپسی؛ ایک مالک رکھو | کل ہونے والی کسٹمر اپ ڈیٹ کے ساتھ، ٹھیک ہونے کا انتظار کر رہے ہیں۔ |
| بند | فی الحال مزید کارروائی کا منصوبہ نہیں ہے۔ | سوال کا جواب مل گیا ہے اور کوئی فالو اپ باقی نہیں ہے۔ |

ہم نے Pipp کے لیے ان ریاستی ناموں کا انتخاب کیا۔ آپ انہی اصولوں کو دوسرے ٹول میں استعمال کر سکتے ہیں چاہے اس کے لیبل مختلف ہوں۔

کسی بھی چیز پر واپسی کا وقت لگائیں۔ "انجینئرنگ کا انتظار" ایک انحصار کو بیان کرتا ہے، لیکن یہ کسی کو نہیں بتاتا کہ دوبارہ کب دیکھنا ہے۔ اگر آپ کے ٹول میں اسنوز یا یاد دہانی نہیں ہے، تو مالک کے موجودہ ٹاسک سسٹم میں فالو اپ رکھیں۔

ہم نے Pipp میں "حل شدہ" کے بجائے "بند" کا انتخاب کیا۔ ای میل کو ایک فعال فہرست سے باہر منتقل کرنے سے یہ ثابت نہیں ہوتا ہے کہ گاہک کا مسئلہ حل ہو گیا ہے۔ اگر آپ کے پاس ابھی بھی جواب دینا باقی ہے تو بھی ایک اقرار نامہ بھیجنے کے بعد بھی بات چیت کو جائزہ کے لیے رکھیں۔

### ایک ہینڈ آف چھوڑ دیں جس پر کوئی عمل کر سکے۔

ایک داخلی نوٹ میں اس بات کی وضاحت کرنی چاہیے کہ کیا معلوم ہے، کیا ابھی تک غیر یقینی ہے، اور گاہک کے لیے اگلی وابستگی۔ اسے باہر جانے والے جواب سے الگ رکھیں اور بھیجنے سے پہلے کمپوزر موڈ کو چیک کریں۔

ایک چھوٹی سافٹ ویئر ٹیم کے لیے ایک خیالی ہینڈ آف:

> گاہک CSV درآمد مکمل نہیں کر سکتا۔ میں نے نمونہ فائل کا استعمال کرتے ہوئے ناکامی کو دوبارہ پیش کیا۔ لینا پارسر کو چیک کر رہی ہے۔ میں نے گاہک سے کہا کہ ہم انہیں کل 14:00 تک اپ ڈیٹ کر دیں گے، چاہے حل تیار نہ ہو۔ سام اس اپ ڈیٹ کا مالک ہے۔

سام کسٹمر کی گفتگو کو ان کے لیے تفویض کرتا رہتا ہے۔ لینا ٹیم کے ڈویلپمنٹ ٹریکر میں تکنیکی تحقیقات کی مالک ہے۔ سیم وعدہ شدہ اپ ڈیٹ سے پہلے ایک فالو اپ سیٹ کرتا ہے۔ یہ Lina کے کوڈ کو واپس لکھنے کی واحد یاد دہانی بنانے سے گریز کرتا ہے۔

اگر سیم چلا جاتا ہے، ہینڈ آف کو ایک نامزد متبادل اور اسی عزم کی ضرورت ہے۔ "کیا کوئی فالو اپ کر سکتا ہے؟" بغیر دعوی کے نوکری چھوڑ دیتا ہے۔

### بھیجنے سے پہلے دھاگہ چیک کریں۔

کسٹمر کا تازہ ترین پیغام اور ٹیم کا تازہ ترین جواب پڑھیں۔ ٹیم کے ساتھی کا دیکھنا یا ٹائپ کرنا مفید سیاق و سباق ہے، لیکن یہ اس بات کی ضمانت نہیں ہے کہ دوسرا جواب نہیں بھیجا جا سکتا۔

Pipp کے ڈیزائن میں، موجودگی ٹیم کے ساتھیوں کو کسی کو بھیجنے سے روکے بغیر دوہرے جوابات سے بچنے میں مدد کرتی ہے۔ ٹیم کے ساتھی یہ بھی دیکھیں گے کہ ایک مسودہ موجود ہے، جبکہ اس کا متن مصنف کے لیے نجی رہتا ہے۔

بھیجنے کی حیثیت بھی چیک کریں۔ Pipp کی تفصیلات میں، "قطار" کا مطلب ہے کہ ڈیوائس پر جواب کا انتظار کیا جا رہا ہے، "بھیجے" کا مطلب ہے کہ ای میل فراہم کنندہ نے اسے قبول کر لیا، اور "ڈیلیور شدہ" کے لیے فراہم کنندہ سے ایک ڈیلیوری ایونٹ درکار ہے۔ یہ ہمارے ڈیزائن میں اسٹیٹس کے اصول ہیں۔

آپ جس بھی ٹول کا استعمال کرتے ہیں، جانیں کہ اس کے اسٹیٹس لیبل اصل میں کن باتوں کی تصدیق کرتے ہیں اس سے پہلے کہ کسی گاہک کو یہ بتانے سے پہلے کہ جواب آیا ہے۔

## ٹولز کو تبدیل کرنے سے پہلے روٹین کو آزمائیں۔

ٹیم کے ساتھی کے ساتھ امیدوار سیٹ اپ کو جانچنے کے لیے چند خیالی ای میلز کا استعمال کریں:

1. بیرونی پتے سے سوال بھیجیں۔ ایک ٹیم کے ساتھی کو جواب دیں اور دوسرا بھیجا ہوا جواب تلاش کریں۔ وہ پتہ چیک کریں جو گاہک دیکھتا ہے۔

2. اپنے آپ کو ایک سوال تفویض کریں، اندرونی مدد طلب کریں، پھر اسے حوالے کریں۔ کیا نیا مالک آپ سے پوچھے بغیر آپ سے کیے گئے وعدے کو تلاش کر سکتا ہے؟

3. بات چیت کو ایک مخصوص وقت تک الگ رکھیں۔ چیک کریں کہ یہ کس طرح توجہ کی طرف لوٹتا ہے اور جب ایسا ہوتا ہے تو کون ذمہ دار ہوتا ہے۔

4. بات چیت بند کرنے کے بعد گاہک سے دوبارہ لکھیں۔ چیک کریں کہ نیا پیغام کیسے نظر آتا ہے۔

5. اپنے ساتھی کے ساتھ ہی جواب شروع کریں۔ چیک کریں کہ ہر شخص کیا دیکھ سکتا ہے اور یہ آلہ دراصل کیا روکتا ہے۔

ایک مختصر ٹرائل کے دوران، یاد کیے گئے فالو اپس اور ڈپلیکیٹ جوابات کو ریکارڈ کریں، نیز کوئی بھی کام جسے آپ اب بھی کہیں اور ٹریک کرتے ہیں۔ اس بنیاد پر انتخاب کریں کہ سیٹ اپ آپ کے ہینڈ آف اور فالو اپ وعدوں کو کس حد تک ہینڈل کرتا ہے۔

## جہاں Pipp فٹ بیٹھتا ہے۔

Pipp بانیوں اور چھوٹی ٹیموں کے لیے ایک ٹیم ان باکس ہے، جس میں Pipp AI بلٹ ان ہے اور آپ کے اپنے AI ایجنٹ کے لیے مفت رسائی ہے۔ ہم ایک سے دس افراد کی ٹیموں کے لیے ڈیزائن کرتے ہیں۔ یہ شائع شدہ نشست کی حد نہیں ہے۔

Pipp میں تفویض، کھلی، بعد میں اور بند ریاستیں، اندرونی نوٹس، اور ساتھی کی موجودگی شامل ہے۔

Pipp آج ای میل کا احاطہ کرتا ہے، اور چیٹ پہلے سے ہی کام میں ہے۔ ٹیم کے ساتھی ایسے کام کے بارے میں سنتے ہیں جس کی انہیں ایپ میں، براؤزر میں اور ای میل کے ذریعے ضرورت ہوتی ہے: جب کوئی انہیں گفتگو تفویض کرتا ہے، نوٹ میں ان کا ذکر کرتا ہے، یا کوئی صارف ان کی گفتگو کا جواب دیتا ہے۔ ٹیگز اور محفوظ کردہ جوابات ابھی تک Pipp کا حصہ نہیں ہیں۔

اکاؤنٹ بنائیں اور ان باکس ترتیب دیں۔ ڈومین کی تصدیق سے پہلے ہی آپ ای میلز وصول کر سکتے ہیں، پڑھ سکتے ہیں اور ڈرافٹ کر سکتے ہیں۔

گاہکوں کو جواب دینے کے لیے، DNS ریکارڈز کے ساتھ اپنے بھیجے جانے والے ڈومین کی تصدیق کریں، پھر اپنے ان باکس کے لیے فعال کردہ ڈومین کا انتخاب کریں۔

ہر ورک اسپیس ایک بھیجنے والا ڈومین جوڑ سکتی ہے۔ گاہکوں کو جواب بھیجنے سے پہلے ہر ورک اسپیس کو اپنے ڈومین کی تصدیق کرنا ضروری ہے۔

فی الحال ہر اکاؤنٹ روزانہ زیادہ سے زیادہ 3 ورک اسپیس بنا سکتا ہے۔ ہر ورک اسپیس سے روزانہ وصول کنندگان کو زیادہ سے زیادہ 100 ای میل ڈیلیوریاں بھیجی جا سکتی ہیں۔

To یا Cc میں ہر وصول کنندہ الگ شمار ہوتا ہے۔ To میں 2 افراد اور Cc میں 1 فرد کو بھیجی گئی ای میل 3 ڈیلیوریاں شمار ہوتی ہے۔ دونوں روزانہ کی حدیں 00:00 UTC پر ری سیٹ ہوتی ہیں۔

اگر آپ کو حد ہٹوانی ہو تو ہمیں اس پتے پر ای میل کریں: [hello@pipp.so](mailto:hello@pipp.so).

اپنی موجودہ سپورٹ کو جاری رکھیں جب آپ یہ جائزہ لیں کہ آیا Pipp آپ کی ٹیم کی ضرورت کے کام کا احاطہ کرتا ہے۔

Pipp AI بیٹا میں ہے اور بطور ڈیفالٹ بند رہتا ہے۔ مالک یا منتظم اسے ترتیبات ← AI میں آن کر سکتے ہیں۔ آپ AI کے بغیر اس گائیڈ کے ہر قدم پر عمل کر سکتے ہیں۔

بنیادی مشترکہ ای میل ان باکس اور ایجنٹ تک رسائی ہمیشہ کے لیے مفت ہے۔ Pipp AI بیٹا کے دوران مفت ہے اور بیٹا کے بعد مناسب قیمت ہے۔ ہم نے اس کی قیمت کا اعلان نہیں کیا ہے۔

[Pipp استعمال شروع کریں](https://app.pipp.so/).

## اس گائیڈ کے بارے میں

Pipp کے لیے لکھا گیا، Telesoft AG، ایک سوئس کمپنی کا پروڈکٹ۔ ذرائع نے 24 ستمبر 2026 پر چیک کیا۔

Microsoft اور Google کی سرکاری دستاویزات اوپر لنک کردہ میل باکس کی تفصیلات کی حمایت کرتی ہیں۔ ہمارے بانی نے Google Groups سیٹ اپ کے ساتھ تجربہ سے Lumenfall اکاؤنٹ فراہم کیا۔ یہ اس مسئلے کی وضاحت کرتا ہے جس کا ہمیں سامنا ہے، بغیر کسی دعوے کے کہ Lumenfall نے Pipp کو اپنایا ہے یا بہتری کی پیمائش کی ہے۔ Pipp مثالیں ہمارے ریکارڈ شدہ ڈیزائن کے فیصلوں سے آتی ہیں۔ خیالی ہینڈ آف مشورے کی وضاحت کرتا ہے اور یہ گاہک کی کہانی نہیں ہے۔